A área de Tecnologia da Informação vem crescendo continuamente nos últimos anos. Em 2014 são mais de 1,3 milhões de profissionais trabalhando nesse ramo e a Associação Brasileira de Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom) estima um crescimento de 30% até 2016. Mas não foi somente o aumento em número de pessoas que a Tecnologia da Informação (TI) sofreu nos últimos anos – a importância dessa área dentro das empresas também cresceu.
Antes a área de TI era destinada somente ao suporte e à infra estrutura TI. Contudo, aos poucos os gestores foram observando que esse setor tem grande influência nos negócios da empresa, uma vez que otimizam os processos dos serviços prestados. Por isso, tornou-se necessário fazer investimentos nessa área. Mas como qualquer departamento de empresas, o setor de tecnologia da informação também precisa de um planejamento feito anualmente com a intenção de alinhar a estratégias e definir objetivos.
Como esse tipo de planejamento ainda é recente, muitas empresas não sabem por onde começar. Por isso, separamos 6 dicas para fazer um planejamento anual de infra estrutura TI. Confira:
1. Avalie o mercado
Hoje nenhuma empresa faz algum planejamento sem antes avaliar o mercado onde atua. O gestor responsável pelo planejamento deve acompanhar constantemente a evolução da indústria para projetar o cenário do próximo ano com mais eficiência e assertividade. Conhecer as estratégias e o segmento de clientes e parceiros também é uma boa prática para esse momento.
2. Analise o momento da empresa
Se a sua empresa está negociando uma fusão ou uma aquisição para o próximo ano, o planejamento de TI precisa estar alinhado com essa estratégia. Dependendo do tamanho da negociação, poderá ser necessário fazer mudanças na gestão da tecnologia, por isso, é fundamental alinhar os métodos em conjunto. Nesse caso, até mesmo antes de fechar um contrato é importante verificar se a área de TI estará preparada para atender a nova demanda.
Nesse momento também é válido analisar as necessidades da empresa, um ponto de pré-planejamento. É como fazer um diagnóstico de onde a empresa está hoje e onde ela espera estar no próximo ano – com isso, alinhe as estratégias de TI na mesma direção.
3. Planeje a infraestrutura
Ao definir o que a empresa precisará no próximo ano, é preciso estudar o suporte que será necessário para atender essa demanda. O planejamento da infraestrutura é, provavelmente, a etapa mais importante de todo o projeto que envolve TI, pois caso a infraestrutura não suporte o crescimento da empresa, os negócios poderão sofrer atrasos.
Por exemplo, ao fazer a implantação de um sistema de gestão, a empresa também precisa preparar a área de infraestrutura de TI para que o uso contínuo do software não sobrecarregue a rede da empresa tornando a transmissão de dados lenta e prejudique o trabalho de outros setores.
O planejamento de infra estrutura TI também inclui a parte técnica, como o cabeamento estruturado. Nesse caso, a preocupação deve ser com o tempo de vida útil da instalação para que a mesma possa ser sujeitada a novas tecnologias, com novas velocidades de novas dimensões. Como a utilização de cabeamento estruturado exige cuidados, manutenções e, portanto, investimento, deixar o projeto bem estruturado e pronto para atender a demanda da empresa otimiza o serviço e contribui para a redução de custos com suporte.
3. Estabeleça metas
A definição das metas está diretamente ligada com os dois tópicos anteriores – avaliação do mercado e análise do momento da empresa –, uma vez que é preciso saber as expectativas da indústria e da empresa para fazer o planejamento. Essa etapa deve ser executada com cautela, pois se os números não forem atingidos poderá causar prejuízo para a empresa.
Dentro das metas estabelecidas podem estar desde objetivos mais qualitativos, como melhorar o atendimento ao cliente, até métricas quantitativas, como contratar determinado número de pessoas ou comprar equipamentos.
4. Confira o orçamento
Dar atenção à gestão financeira também faz parte do planejamento anual de TI, principalmente para e definição de metas e objetivos, que estão diretamente ligados ao crescimento da empresa.
Na área de TI, no caso de investimentos em infraestrutura, é mais complexo fazer o cálculo do ROI (retorno sobre investimento), mas com um planejamento orçamentário pré-aprovado, as aplicações são melhores direcionadas e as chances de perdas são reduzidas. Vale lembrar que essa etapa pode ser feita em conjunto com a área administrativo-financeiro da empresa
5. Documente as estratégias
Depois de ter plano de ação finalizado e aprovado pelos gestores, é importante que as estratégias sejam documentadas e compartilhadas com os responsáveis e as pessoas envolvidas. Reuniões bimensais ou trimestrais contribuem para o acompanhamento da execução das ações e para a atualização das demandas. É relevante destacar que o planejamento pode ser alterado ao longo do ano se for necessário, mas ele deve servir como base para que as mudanças feitas sigam a mesma linha estratégica.
6. Essas são algumas dicas que ajudam as empresas a construírem um planejamento anual de TI. Ressaltamos ainda que alinhar as estratégias da empresa com a área de tecnologia da informação contribui para o direcionamento de investimentos e, consequentemente, influencia o crescimento da empresa como um todo.
